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Aide produit basée sur le Centre d'aide. Pour les questions liées au compte, contactez le support.
Essayez : « Je veux créer un compte, guidez-moi dans le processus. » ou « Comment inviter des workers ? »
Premiers pas
Créer un compte et démarrer un essai
1. Inscrivez-vous sur Veracrew pour créer votre profil personnel (les forfaits admissibles incluent un essai Growth gratuit — aucune carte de crédit requise). 2. Après connexion, vous revenez sur la page d'accueil — l'inscription ne crée pas automatiquement une organisation. 3. Cliquez sur votre avatar (initiales) dans la navigation en haut. 4. Choisissez Créer une organisation si vous n'en avez pas encore, ou Aller au tableau de bord si vous en avez déjà une. 5. Les Owners, Admins et Managers doivent configurer une application d'authentification (2FA) avant d'utiliser le tableau de bord — vous serez guidé pour scanner un code QR après connexion. 6. Terminez la configuration / l'onboarding, puis invitez l'équipe depuis Membres de l'équipe. Après l'essai, choisissez Starter ou Growth (ou contactez-nous pour Scale).
Prérequis pour utiliser Veracrew
Prérequis : (1) Créer un compte personnel Veracrew (inscription) — l'essai Growth ne nécessite pas de carte de crédit. (2) Créer ou rejoindre une organisation (les Owners en créent une depuis le menu avatar après connexion ; les autres rejoignent via invitation). (3) Les Owners, Admins et Managers doivent activer une application d'authentification (TOTP 2FA telle que Google Authenticator, Authy ou 1Password) avant d'accéder au tableau de bord — obligatoire pour ces rôles, pas optionnel. Les Workers n'ont pas besoin de 2FA sauf si leur organisation le demande. (4) Ayez un téléphone ou appareil avec une app d'authentification si vous serez Owner, Admin ou Manager.
Créer votre organisation après l'inscription
Créer un profil Veracrew est distinct de créer une organisation. Après inscription ou connexion, cliquez sur votre avatar (initiales) dans la navigation en haut de la page d'accueil. Dans ce menu, choisissez Créer une organisation si vous n'en avez pas encore, ou Aller au tableau de bord si vous en avez déjà une. Ensuite, terminez l'onboarding et invitez l'équipe depuis Membres de l'équipe. Vous n'êtes pas invité à créer une organisation dans le formulaire d'inscription lui-même.
Inviter des membres d'équipe
Les admins et propriétaires invitent des personnes depuis Membres de l'équipe. Chaque invitation définit un rôle plateforme (Worker, Manager, Admin ou Owner). Les invités acceptent via le lien e-mail. Les workers utilisent l'app pour l'horaire, le pointage et les documents.
Contacter le support ou les ventes
Nouveaux utilisateurs et ventes : formulaire Contact (nouvel utilisateur) ou hello@veracrew.com. Clients existants : client existant sur le formulaire ou support@veracrew.com. Ask Vera répond aux FAQ produit ; pour les questions liées au compte, escaladez vers le support.
Rôles : Owner, Admin, Manager, Worker
Owner et Admin gèrent les paramètres, la facturation et les invitations. Les Managers dispatchent, approuvent temps/docs et messagent les équipes. Les Workers voient leur horaire, pointent, téléversent des docs et contactent les managers. Les titres métier (JobRole) sont distincts de ces rôles plateforme.
Usage mobile et hors ligne
Veracrew est conçu pour le terrain avec une expérience PWA mobile. Hors ligne, vous pouvez consulter une copie enregistrée de votre horaire et mettre les pointages en file ; reconnectez-vous pour synchroniser. Certaines actions nécessitent une connexion (briefs IA, chat).
Qu'est-ce que Veracrew ?
Veracrew est une plateforme d'opérations terrain pour les PME avec des équipes mobiles. Elle réunit les personnes, la planification, les documents de conformité, les sites, le suivi du temps, les jobs et les données prêtes pour la paie. Les workers pointent avec géorepérage via une PWA mobile qui fonctionne même avec un signal faible. Les managers dispatchent, approuvent temps et docs, et gardent une piste d'audit. Veracrew ne traite pas les paiements que vos clients vous versent — la facturation client sert aux dossiers et PDF ; l'argent circule toujours via votre banque ou outils comptables.
Facturation et forfaits
Forfaits et tarifs (Starter, Growth, Scale)
Veracrew facture des frais de plateforme mensuels plus des sièges par travailleur en USD. Starter : 40 $/mois + 7 $ par siège (jusqu'à 18 workers, 2 sites, 7 factures/mois). Growth : 60 $/mois + 10 $ par siège (jusqu'à 50 workers, sites/factures illimités, congés, AI Field Brief). Scale : tarif volume sur mesure — contactez les ventes. Voir la page Tarifs.
Gérer l'abonnement et les factures
Les propriétaires et admins gèrent la facturation sous Paramètres → Facturation : usage du forfait, total mensuel estimé, changement de forfait, ajout d'un mode de paiement via Stripe Checkout, et téléchargement des factures d'abonnement. Les cartes sont gérées par Stripe — Veracrew ne stocke pas les numéros complets. Le paiement et le relevé de carte peuvent indiquer OpsedSolutions (société mère de Veracrew) ; vous payez toujours pour votre abonnement Veracrew. Pour les surclassements, rétrogradations et prorata, voir l'article Changer de forfait.
Changer de forfait (surclassements, rétrogradations et prorata)
Les propriétaires et admins changent de forfait sous Paramètres → Facturation. Pendant l'essai gratuit : choisir Starter ou Growth définit le forfait payé après l'essai. Ce choix n'est pas facturé immédiatement. Les fonctions Growth de l'essai restent jusqu'à la fin. La première facture payante utilise le forfait choisi. Ajoutez un mode de paiement avant la fin de l'essai pour poursuivre en accès payant. Après un abonnement payant (ACTIVE) : le surclassement est immédiat. Vous pouvez voir un prélèvement partiel pour l'écart de prix correspondant aux jours restants de la période en cours — pas un second mois complet du forfait supérieur. Exemple pour clarifier : Starter avec 3 workers coûte environ 61 $/mois (40 $ plateforme + 3×7 $) ; Growth avec 3 workers environ 90 $/mois (60 $ + 3×10 $). À mi-période, un surclassement entraîne en général une facture en cours de cycle de l'ordre d'environ 15 $ (environ la moitié de l'écart de 29 $), puis le prochain renouvellement facture Growth au tarif complet. Les montants Stripe exacts utilisent un prorata au jour près et peuvent varier légèrement. La rétrogradation est immédiate. Aucun crédit de prorata pour le temps inutilisé sur le forfait supérieur. Les plafonds Starter s'appliquent tout de suite. Bloquée si l'org dépasse les limites Starter (workers, sites, etc.) — réduisez d'abord l'usage. Exemple : Growth avec 3 workers (~90 $/mois) passé à Starter (~61 $/mois) dix jours après le début de la période applique les limites Starter immédiatement sans crédit pour les jours Growth restants ; le prochain renouvellement facture Starter. L'annulation conserve en général l'accès jusqu'à la fin de la période en cours (voir la confirmation sous Paramètres → Facturation). Pour les remboursements et le cadre légal, voir la Politique de remboursement et les Conditions d'utilisation. Les montants exacts dépendent des sièges, des tarifs, des taxes éventuelles et des jours restants — consultez Paramètres → Facturation ou le support.
Conditions de facturation, annulation et remboursements
La facturation d'abonnement passe par Stripe. Les relevés de carte peuvent indiquer OpsedSolutions (société mère de Veracrew). Les propriétaires et admins gèrent l'abonnement sous Paramètres → Facturation. Les changements de forfait sur un abonnement payant suivent les règles de l'article Changer de forfait : un surclassement peut entraîner un prélèvement partiel pour l'écart de prix des jours restants ; une rétrogradation s'applique immédiatement sans crédit de prorata. Les frais déjà prélevés pour une période sont en général non remboursables une fois la période commencée. Veracrew peut accorder des remboursements de bonne foi ou pour corriger une erreur (par exemple double prélèvement) via Stripe, au cas par cas. L'annulation et l'admissibilité aux remboursements sont régies par les Conditions d'utilisation et la Politique de remboursement publiées sur le site Veracrew (liens légaux du pied de page). Ask Vera peut résumer le comportement du produit ; cela ne remplace pas ces documents et n'est pas un avis juridique. Pour un montant ou un litige propre à votre compte, contactez support@veracrew.com.
Factures clients (dossiers, pas d'encaissement)
Les organisations peuvent créer des factures clients à partir du travail terminé pour des PDF et dossiers professionnels. Veracrew n'encaisse pas les paiements de vos clients — vous êtes payés via votre banque, QuickBooks ou autres outils. Starter permet jusqu'à 7 factures clients par mois ; Growth et Scale en permettent davantage. C'est distinct de la facturation d'abonnement Veracrew sous Paramètres → Facturation.
Planification
Planification et assignations
Les managers publient des quarts et des jobs depuis le planificateur. Les workers voient leurs assignations sur le tableau de bord et l'horaire. Growth et Scale débloquent plus de fonctions ops (documents requis, AI Field Brief, congés). Starter inclut le planificateur complet et les notifications web.
AI Field Brief
Sur Growth et Scale, workers et managers peuvent générer un AI Field Brief pour un job ou un quart — un résumé pré-quart des instructions, notes, enjeux ouverts et documents requis. Le Q&A terrain de suivi est disponible après un brief sur les mêmes forfaits. Starter n'inclut pas AI Field Brief.
Acceptation des quarts par les workers
Les organisations peuvent exiger que les workers acceptent les nouvelles assignations de quarts avant confirmation. Les admins configurent cela sous Paramètres → Planification → Exiger l'acceptation des quarts. Les nouvelles organisations l'activent par défaut. Changer le réglage n'affecte que les nouvelles assignations après enregistrement — les existantes gardent leur statut.
Congés et demandes d'absence
Les congés sont disponibles sur Growth et Scale. Les admins configurent les types de congé et les droits annuels sous Paramètres → Congés. Les workers soumettent des demandes ; les managers les examinent dans la boîte de réception des congés avec vérification des conflits d'horaire. Les changements de politique s'appliquent pour l'avenir. Starter n'inclut pas les congés — passez à Growth ou Scale pour les activer.
Suivi du temps
Pointage, géorepérage et approbation du temps
Les workers pointent depuis l'app. Les sites peuvent appliquer un rayon de géorepérage. Des documents manquants ou être hors géorepérage peuvent bloquer ou avertir selon les réglages. Les managers approuvent les entrées de temps pour les exports paie.
Horaire incorrect hors ligne, ou sync de pointage en échec
Essayez d'abord : (1) Connectez-vous à Internet. (2) Ouvrez Mon horaire et appuyez sur Actualiser (ou rechargez la page) — un chargement réussi remplace l'instantané hors ligne. (3) Pour le pointage, ouvrez la page de pointage et appuyez sur Réessayer sur la bannière hors ligne/sync si elle apparaît. Veracrew garde une copie en lecture seule de votre horaire dans le navigateur ; elle peut être obsolète jusqu'à une actualisation en ligne. Les pointages hors ligne sont mis en file et rejoués à la reconnexion ; les échecs restent en file pour réessayer. Si ça échoue encore, effacez les données du site Veracrew uniquement dans les paramètres de confidentialité, ou contactez le support.
Export de temps prêt pour la paie
Après approbation des entrées de temps, les admins peuvent exporter les heures d'une période en CSV (tous les forfaits) ou JSON (Growth/Scale). Les exports s'intègrent à des outils comme Gusto, QuickBooks Payroll, ADP ou votre processus comptable — Veracrew ne lance pas la paie et n'envoie pas automatiquement les heures. Les règles de paie (heures supp., taux par rôle/client) classent les heures avant l'export.
Documents et conformité
Documents et conformité
Veracrew suit les certifications et demandes de documents. Les managers peuvent exiger des docs avant le travail. Les workers téléversent ou remplissent des modèles ; statuts : en attente, soumis, approuvé, rejeté. Les alertes d'expiration aident à rester à jour. Growth ajoute les docs requis par job et l'export d'audit.
Documents requis par job et contrôles de pointage
Sur Growth et Scale, les managers peuvent attacher des modèles de documents à un job avec un type et une échéance. Types : Déjà au dossier (copie approuvée non expirée), À compléter par le worker (soumettre si absent), Lecture seule (lire/télécharger — ne bloque jamais). Échéance avant Pointage d'entrée ou Fin de quart (sortie). La politique sous Paramètres → Suivi du temps choisit blocage strict ou avertissement souple. Hors géorepérage est distinct — signalement par défaut, sans blocage dur. Les workers voient les exigences sur la fiche du job.
Messagerie
Messagerie dans l'app
Managers et workers peuvent échanger en 1:1. Les managers peuvent créer des fils de groupe. Les workers peuvent démarrer un 1:1 avec un manager. C'est de la messagerie humaine — pas un bot IA. Pour l'aide produit, utilisez Ask Vera dans le Centre d'aide ou contactez le support.
Notifications et web push
Veracrew utilise une cloche de notifications dans l'app pour les alertes d'horaire, documents, messagerie et opérations. Le Web Push est disponible sur navigateurs/PWA supportés pour les rappels (par ex. avant un quart) même en arrière-plan. Activez le push via l'invite ou la permission du navigateur. Les urgences peuvent aussi générer un e-mail selon les règles produit. Pour le mode d'emploi, utilisez Ask Vera ; pour les questions liées au compte, contactez le support.
Sécurité
Bases de conservation et suppression des données
Supprimer un utilisateur n'efface pas l'historique immédiatement : après un délai de grâce, Veracrew anonymise (tombstone) le compte tout en gardant un identifiant stable pour la paie et l'audit. Factures et entrées de temps restent sous conservation financière/légale longue. Les organisations ne sont pas effacées silencieusement après annulation — il existe une période de grâce orientée export, et l'effacement d'org est traité avec soin par l'équipe Veracrew. Pour une demande formelle de suppression ou d'export, les Owners/Admins contactent le support depuis un e-mail organisationnel. Voir les pages Sécurité et Confidentialité.
Authentification à deux facteurs (2FA) pour Owners, Admins et Managers
Les Owners, Admins et Managers doivent configurer une application d'authentification avant d'utiliser Veracrew. Après connexion, vous êtes guidé pour scanner un code QR avec une app TOTP (Google Authenticator, Authy, 1Password, etc.), enregistrer vos codes de secours, puis saisir un code à 6 chiffres. Vous saisirez aussi un code à chaque nouvelle connexion. Les Workers peuvent activer la 2FA en option. Si vous perdez votre authenticator et vos codes de secours, utilisez le lien de récupération par e-mail sur la page de vérification — les rôles de gestion doivent se réinscrire ensuite.
Where is customer data stored?
Veracrew stores application data in managed cloud databases and files in encrypted object storage. Data is partitioned by organization and accessed only through the application layer with authenticated, authorized sessions.
Is data encrypted in transit and at rest?
Traffic between your browser and Veracrew uses HTTPS (TLS). At rest, we rely on our cloud infrastructure providers' storage encryption defaults (for example encrypted database volumes and encrypted object storage as configured by our vendors). Uploaded files require authenticated access rather than open public URLs.
How are uploaded files protected?
Uploads require an authenticated organization context where applicable. Downloads use short-lived signed URLs issued by Veracrew so blobs are not shared as permanent open links.
Do you support MFA?
Yes. Owners, Admins, and Managers must use an authenticator app (TOTP) with backup codes before full access is granted. Workers may enable 2FA optionally.
How is access controlled internally?
Within the product, access is role-based at the organization level. Privileged operations are limited to the roles that need them, and Veracrew staff access to production systems follows least-privilege operational practice.
How are backups handled?
Database durability and backup cadence are provided by our managed database provider according to their service-level practices. You should still export critical records you need for long-term retention outside Veracrew.
How do you monitor incidents and webhook failures?
We use operational monitoring and error tracking to detect application failures, including failed background jobs such as Stripe webhooks, and we iterate on alerting as the product grows.
Does Veracrew store card data?
No. Payments are processed by Stripe. Stripe handles card processing and Vault scope; Veracrew stores subscription and billing identifiers needed to reconcile your account, not full card numbers.
Is Veracrew SOC 2 certified?
We pursue security and reliability practices aligned with SOC 2 expectations, but we do not advertise a SOC 2 report or certification unless we have formally completed attestation.
How can customers request data deletion or export?
Contact Veracrew support using the correspondence channel tied to your account. Owners and administrators should open requests from organizational email addresses. We will verify the request scope and timelines under applicable obligations and contractual terms.